Alle offentlige virksomheder har en rygepolitik. Men hvor mange offentlige bygherrer har en politik for håndtering af krav fra entreprenører? Specielt som stor kommunal / statslig bygherre, burde det være afgørende at have en skriftlig nedfældet ”politik” for hvorledes krav fra entreprenører håndteres. Hvornår indgår man forlig, får man løbende afklaret kravene eller skubber man dem foran sig indtil slutopgørelsen og hvem i organisationen skal håndtere kravene og hvem skal ikke? Og særlig vigtigt bør det være i organisationer, hvor kravhåndtering udføres af både fastansatte og konsulenter. Har man en politik for kravhåndtering sikres det, at krav fra entreprenører håndteres efter samme retningslinjer, uanset hvilket projekt, der er tale om og uanset hvem der som projektleder eller tilsynsleder, er ansvarlig for projektet. Nogle af de forhold en sådan politik bør fastlægge er:

• Skal man – som det ofte ses – blive enige om, hvad man ikke er enige om og skubbe det man ikke kan blive enige om foran sig (måske helt frem til slutopgørelsen)?
• Eller skal man løbende få afklaret uenighederne?
• Og hvorledes skal uenighederne i givet fald afklares?
• Ved fx forlig, syn & skøn, hurtig afgørelse, forenklet voldgift eller voldgift?
• Eller skal linjeledelsen tage over?
• Hvem har kompetencen til at indgå forlig med en entreprenør?
• Er det beløbsafhængigt?
• Hvem har kompetencen til at afgøre om kravet skal bringes til fx syn & skøn, mægling, forenklet voldgift eller voldgift?
• Er det acceptabelt at en entreprenør – som ikke kan få sine krav igennem hos byggelederen – går uden om projektorganisationen og henvender sig til linjeledelsen?
• Hvordan skal linjelederen reagere, hvis han / hun kommer ud for dette?

Før man beslutter sig for sin politik, bør man overveje følgende:

• Hvad er bedst for økonomien?
• Hvad er bedst for budgetsikkerheden?
• Vil politikken for kravhåndtering påvirke entreprenørens krav?
• I givet fald, hvordan?
• Vil politikken for kravhåndtering påvirke organisationen internt?
• I givet fald, hvordan?

Selvfølgelig skal man som udgangspunkt forsøge at opnå et forlig. Men er der ikke flere argumenter tilbage – og er afstanden stadig større end forståelsen kan strækkes til – burde det blot være en formssag at indkalde til fx syn & skøn, uformel bedømmelse eller forenklet voldgift afhængig af, hvad uenigheden går på.

• alle os, der i det daglige håndterer krav fra entreprenører, er professionelle – men vi er ikke specialister. Så fremfor – på et mere eller mindre klart kontraktligt grundlag – at indgå et større forlig med en entreprenør, hvorfor så ikke vælge at lægge afgørelsen over til de, der netop er specialister, nemlig juristerne fra Voldgiftsnævnet for bygge- og anlægsvirksomhed

Min oplevelse er, at der i store dele af branchen er en berøringsangst for at begære fx syn & skøn eller voldgift eller blot at foreslå entreprenøren at løse konflikten ved mægling, uformel bedømmelse eller forenklet voldgift. Det kan skyldes flere ting, fx:

a) Modvilje mod at opgive en stærk position

b) Tvivlen på at juristen, der skal afgøre tvisten, er tilstrækkelig kompetent / har sat sig tilstrækkeligt ind i sagen

Ad a) det kan gælde som privat bygherre. Men som offentlig bygherre, burde det ikke være tilfældet. Ligesom ingen offentlig bygherre er sat i verden for at give en entreprenør penge han ikke er kontraktligt berettiget til, er der heller ingen kommunal / statslig bygherre, der er sat i verden for at forhindre en entreprenør i at få den betaling, han er kontraktligt berettiget til.

Det er korrekt, at ved at lade Voldgiftsnævnet afgøre tvisten, uddelegerer man en beslutningskompetence. Men det gør man til én, der er mere vidende på netop dette område end én selv. Lægger man beslutningen over til en specialist fra Voldgiftsnævnet, bliver man samtidig frataget ansvaret for at komme til at træffe en beslutning, der kunne vise sig at være forkert og som ledelsen eller Rigsrevisionen kunne anke over. Så hvad er problemet?

Ad b) hvis man som teknikker/ingeniør eller leder er utryg ved om Voldgiftsnævnets jurister med speciale i AB92/AB18, er tilstrækkelig kompetent til at sætte sig ind i tvisten og træffe ”den rigtige” afgørelse, er det en faglig disrespekt for ens samarbejdspartnere. Endelig kan modviljen bunde i, at man selv har svært ved – på en klar og entydig måde – at redegøre for tvisten således at andre kan forstå den. Fair nok, men i så fald kan man jo få hjælp til det.

Overvejer du at få udarbejdet en politik for kravhåndtering for din organisation? Så er du meget velkommen til at kontakte mig. Ud over at hjælpe med at formulere politikken, kan jeg hjælpe med at omsætte den i en egentlig strategi som beskriver hvorledes organisationen i praksis skal håndtere kravene fra entreprenørerne.

Vil du vide mere om de konfliktløsningsmodeller som Voldgiftsnævnet tilbyder så læs mere på blogindlægget http://www.ythat.dk/188/ eller på Voldgiftsnævnets hjemmeside http://www.voldgift.dk